একটি বিশৃঙ্খল ইনবক্স খারাপ খবর। গুরুত্বপূর্ণ ইমেলগুলি সন্ধান করা কেবল কঠিনই নয়, আপনি প্রতিদিন ক্রমশ মেল অ্যাপ্লিকেশনটি খুলতে কম এবং কম অনুপ্রেরণা পাবেন। আপনার বার্তাগুলির মধ্যে কোনও গোলমাল এড়াতে আপনি কী করতে পারেন? নীচে 5 সহজ পদক্ষেপগুলি ব্যবহার করে কেবল আপনার আউটলুক ইনবক্সকে অনুকূলিত করুন।
আপনার আগত ইমেলগুলি দেখার সময় যদি আপনি কখনও অস্বস্তি বোধ করেন তবে এই নিবন্ধটি আপনার জন্য। আপনার ইনবক্সটি কেবল অনুকূলিত করে ইমেলগুলিকে গাদা করা এবং বিজ্ঞপ্তিগুলি দিয়ে আপনাকে ঝড়তে দেওয়া বন্ধ করুন। আপনাকে আপনার মেইলকে নিয়মিত নিরীক্ষণ করতে হবে না এবং সমস্ত কিছু সাফ করার চেষ্টা করার জন্য কয়েক ঘন্টা ব্যয় করতে হবে না। মাইক্রোসফ্ট 365 এর জন্য আউটলুকের এই 5 টি সহজ পদক্ষেপটি একবার দেখুন এবং আপনার জন্য সমস্ত কিছু সাজান।
বিঃদ্রঃ : এই বৈশিষ্ট্যগুলির বেশিরভাগই মাইক্রোসফ্ট 365 / অফিস 365 এর জন্য আউটলুকের জন্য প্রযোজ্য However তবে এর মধ্যে কিছুগুলি মাইক্রোসফ্টের ইমেল পরিষেবা, আউটলুক ডটকমের মাধ্যমেও উপলব্ধ।
আপনার আউটলুক ইনবক্সটি 5 টি সহজ ধাপে অনুকূলিত করুন
আসুন দেখি কীভাবে আপনি আপনার মেলটি সংগঠিত করতে আউটলুক প্রো হয়ে উঠতে পারেন এবং শেষ পর্যন্ত আপনি যে স্বপ্নটি দেখছেন সেই শূন্য-বিজ্ঞপ্তি ইনবক্সটি অর্জন করতে পারেন।
1. সদৃশ ইমেলগুলি মুছে ফেলে পরিষ্কার করুন
আপনি কি জানেন যে নকল ইমেলগুলি মুছতে আউটলুকের একটি স্বয়ংক্রিয় সরঞ্জাম রয়েছে? হ শহ আহ. প্রতিদিন কয়েকবার ক্লিকে আপনাকে প্রতিদিন যে ইমেলগুলি দেখতে প্রয়োজন তা দ্রুত হ্রাস করতে এই বৈশিষ্ট্যটি ব্যবহার করুন।
- আপনি যে ইনবক্সটি সাফ করতে চান তা খুলুন। ডিফল্ট থাকা নিশ্চিত করুন বাড়ি ট্যাব - আপনি রিবনের শিরোনাম ইন্টারফেসটি দেখে কোন ট্যাবে আছেন তা পরীক্ষা করতে পারেন।
- প্রসারিত করুন পরিষ্কার কর ড্রপ-ডাউন মেনু, তারপরে যেকোন একটি বেছে নিন ফোল্ডারটি সাফ করুন বা কথোপকথন পরিষ্কার করুন আপনার প্রয়োজনের উপর নির্ভর করে।
- একটি প্রম্পট আপনার স্ক্রিনে পপ আপ হবে। নিশ্চিত করুন যে আপনি কথোপকথন বা ফোল্ডারটি সাফ করতে চান এবং আপনার ইনবক্সে অপঠিত ইমেলের সংখ্যা কীভাবে হ্রাস পাবে তা দেখুন।
ক্লিন আপ বৈশিষ্ট্যটি সম্পর্কে যা ভাল তা হ'ল সমস্ত মুছে ফেলা আইটেমগুলি একটি নির্দিষ্ট সময়ের জন্য পুনরুদ্ধার করা যায়। আপনি তাদের খুঁজে পেতে পারেন মুছে ফেলা আইটেম আপনার আউটলুক উইন্ডোর পাশে ফোল্ডার।
২. আপনার ইমেলগুলির জন্য ফোল্ডার তৈরি করুন
আপনার প্রতিটি আগত মেইল এক একটি ফোল্ডারে থাকা বিভ্রান্তি পেতে পারে। অবশ্যই, স্প্যাম সাধারণত জাঙ্ক মেল বিভাগে বাছাই করা হয়, তবে সমস্ত কিছু আপনার উপর নির্ভর করে। আমি ব্যক্তিগতভাবে কিছু প্রয়োজনীয় ফোল্ডার স্থাপন এবং প্রতিদিন আপনার আগত মেল সাজানোর পরামর্শ দিই recommend
অনুসরণ কোন কিছু করতে ® বা জিটিডি Tasks কার্যগুলি পরিচালনা করার পদ্ধতি, আপনি আউটলুকের সাথে সহজেই উত্পাদনশীলতা উন্নত করতে পারেন। প্রথমে আপনার তিনটি আলাদা ফোল্ডার তৈরি করা উচিত:
- ইনবক্স (ডিফল্ট) - আপনার ডিফল্ট ইনবক্সে গুরুত্বপূর্ণ ইমেলগুলি ছেড়ে যান। এগুলি এমন বার্তাগুলি হওয়া উচিত যা আপনি অবিলম্বে উত্তর দিতে পারেন বা জরুরীভাবে উপস্থিত হওয়া প্রয়োজন।
- করতে - এই ফোল্ডারে নন-জরুরী ইমেলগুলি টেনে আনুন। আপনি আপনার ইনবক্সটি পরিষ্কার রাখতে পারেন এবং দিনের পরে এই বার্তাগুলির প্রতি ঝোঁক রাখতে পারেন।
- অনুসরণ করুন - আপনি যে ফোল্ডারটি আটকে রেখেছেন সেগুলিতে ইমেলগুলি সরিয়ে ফেলুন, যেমন আপনি অপেক্ষা করছেন এমন জবাব বা আপনার কার্যবিধি স্থগিত করা।
- অনুস্মারক - কিছু ইমেলের আপনার কাছে মোটেও জবাব দেওয়ার প্রয়োজন হয় না। এগুলিকে একটি পৃথক ফোল্ডারে রাখুন যাতে আপনি সর্বদা পিছনে ফিরে তাকাতে এবং সহজেই এগুলি সন্ধান করতে পারেন।
বিঃদ্রঃ : নতুন ফোল্ডার তৈরি করতে, কেবল আপনার ইনবক্স ফোল্ডারে ক্লিক করুন এবং নতুন ফোল্ডারটি নির্বাচন করুন। এখানে, কেবল নাম লিখুন এবং এন্টার টিপুন।
আপনার ইমেলগুলি এই বিভাগগুলিতে বাছাই করে আপনার প্রতিদিন শুরু করা উচিত, তারপরে আপনার করণীয় ফোল্ডারটি পরে করার জন্য একটি সময় নির্ধারণ করুন। এটির সাথে সামঞ্জস্য থাকতে নিশ্চিত করুন! আপনি সারা দিন ইমেলগুলি বাছাই করে চালিয়ে যেতে পারেন।
প্রয়োজনে আরও ফোল্ডার তৈরি করতে ভয় পাবেন না এই পদ্ধতিটি আপনার এবং আপনার জন্য শুধুমাত্র ব্যক্তিগতকৃত করা উচিত।
৩. টাস্ক ভিউটি ব্যবহার করুন
আপনি কি জানেন যে আপনি ইমেলগুলি থেকে টাস্ক তৈরি করতে পারেন? যখনই আপনি কোনও বার্তা পান যা আপনি কোনও টাস্কে রূপান্তর করতে চান, টাস্ক সেটআপ উইজার্ড আনতে কেবল এটিকে আউটলুকের টাস্ক তালিকার আইকনে টেনে আনুন। এখানে, আপনি আপনার কার্যকে একটি নাম, বিবরণ এবং এমনকি একটি অনুস্মারক সেট আপ করতে পারেন।
আপনি যদি কোনও অনুস্মারক সেট করেন, কার্যগুলি নির্দিষ্ট সময়ে একটি মিটিংয়ের অনুস্মারক হিসাবে একইভাবে পপ আপ হবে। এটি আপনাকে আগত ইমেলগুলি থেকে সরাসরি সংগঠিত থাকতে এবং সহজেই কাজগুলি তৈরি করতে দেয়।
৪. আগত মেলগুলি স্বয়ংক্রিয়ভাবে বাছাই করতে নিয়মগুলি সেট করুন
বিধিগুলি আপনাকে আউটলুক পরিচালনা করা আরও সহজ করে তোলে, স্বয়ংক্রিয়ভাবে ইমেল বার্তাগুলি সরাতে, পতাকাঙ্কিত করতে এবং প্রতিক্রিয়া জানাতে দেয়। আপনি শব্দ বাজতে, ফোল্ডারে বার্তাগুলি সরাতে বা স্বয়ংক্রিয়ভাবে নতুন আইটেম সতর্কতা প্রদর্শন করতে নিয়মাবলী ব্যবহার করতে পারেন।
আমি ব্যক্তিগতভাবে সর্বাধিক দরকারী নিয়মটি নির্দিষ্ট প্রেরকের কাছ থেকে আইটেমটি সরানোর বা সাবজেক্ট লাইনের নির্দিষ্ট কীওয়ার্ড সহ অন্য ফোল্ডারে নিয়ে যাওয়ার সক্ষমতা খুঁজে পাই। এর অর্থ হ'ল যদি নির্দিষ্ট মানদণ্ড পূরণ হয়, তবে কোনও ইমেল আপনাকে স্পর্শ না করে নির্দিষ্ট ইনবক্সে সরিয়ে নেওয়া হবে।
কীভাবে আউটলুকে একটি বিধি সেট আপ করতে হয় তার একটি প্রাথমিক গাইড।
- আপনার ইনবক্সে বা অন্য কোনও ইমেল ফোল্ডারে কোনও বার্তায় ডান ক্লিক করুন এবং নির্বাচন করুন বিধি ।
- বিকল্পগুলির মধ্যে একটি নির্বাচন করুন। আরও বিকল্প দেখতে, নির্বাচন করুন বিধি তৈরি করুন ।
- মধ্যে বিধি তৈরি করুন কথোপকথন বাক্স, প্রথম তিনটি চেকবাক্সগুলির মধ্যে একটি বা একাধিকটি নির্বাচন করুন।
- মধ্যে নিম্নলিখিতটি করুন বিভাগে, আপনি যদি কোনও ফোল্ডারে কোনও বার্তা সরিয়ে দেওয়ার নিয়মটি চান, তবে পরীক্ষা করুন ফোল্ডারে আইটেম সরান বাক্স
- থেকে গন্তব্য ফোল্ডারটি নির্বাচন করুন ফোল্ডার নির্বাচন করুন কথোপকথন যা পপ আপ হয় এবং তারপরে ক্লিক করুন ঠিক আছে ।
- ক্লিক ঠিক আছে আবার আপনার নিয়ম বাঁচাতে।
৫. বিভাগগুলির সুবিধা নিন
আপনার ইমেলগুলির রঙিন কোডিং আপনাকে আউটলুকের সাথে সম্পর্কিত আইটেমগুলি সহজে সনাক্ত এবং গোষ্ঠী করতে সহায়তা করবে। আপনি ডিফল্ট বিভাগগুলির একটি সেট থেকে চয়ন করতে পারেন বা নিজের তৈরি করতে পারেন এবং তারপরে বিভাগগুলি আপনার আউটলুক ইমেলগুলিতে বরাদ্দ করতে পারেন।
পঠন ফলক বা একটি খোলা বার্তা থেকে রঙের বিভাগ নির্ধারণ করতে, নির্বাচন করুন শ্রেণিবদ্ধ করা থেকে ট্যাগ ফিতা উপর গ্রুপ, এবং তালিকা থেকে একটি বিভাগ নির্বাচন করুন।
সর্বশেষ ভাবনা
আপনি যদি আধুনিক প্রযুক্তি সম্পর্কিত আরও নিবন্ধগুলি পড়তে চাইছেন তবে আমাদের নিউজলেটার সাবস্ক্রাইব করার বিষয়টি বিবেচনা করুন। আপনার প্রতিদিনের প্রযুক্তিগত জীবনে আপনাকে সহায়তার জন্য আমরা নিয়মিত টিউটোরিয়াল, সংবাদ নিবন্ধ এবং গাইড প্রকাশ করি।
